Proje Yaşam Çevirimi ve Proje Yönetim Bilgi Alanları

Merhabalar, Proje Yaşam Çevirimi ve Proje Yönetim Bilgi Alanları yazım ile proje yönetimi konusunun giriş kısmını tamamlamış oluyoruz. Bu dersten sonra Proje Yönetim Bilgi Alanları konularına girip proje yönetimi konusuna devam edeceğiz.

Proje Yaşam Çevirimi ve Proje Yönetim Bilgi Alanları

Proje Yaşam Çevrimi

Projenin başlamasından tutunda bitişine kadarki geçen tüm sürece proje yaşam çevrimi denir ve bu çevrimler genellikle 3 aşamalı / fazlı sistem kullanılır. Bu 3 aşama Başlama, Ara  ve Son’dur Ancak 4 aşamalı / fazlı sistemlerde mevcuttur. Bu sistemde ise aşamalar aşağıdaki gibidir.

• Başlangıç / Tanımlama
• Planlama
• Uygulama
• Kapanış

Bu proje aşamaları arasında da karar noktalı bulunur ve bu noktalar projenin seyrini değiştirebilirler.

Başlangıç/Tanımlama : Çevrimin ilk aşamasıdır. Bu aşamayı oluşturan en büyük uygulama yapılan toplantılardır. Bu açıdan veri toplama faaliyeti olarak değerlendirilir. Bu aşamada projenin özeti çıkarılır ve fizibilite çalışmaları yapılır. Bu bilgiler bir araya getirildiğinde ise Proje Berat’ı oluşur. Tanımlama kısmı ise projeyi bir hayal ve umut olmaktan çıkarıp gerçekleştirilebilecek bir çalışmaya dönüştürür.

Planlama: Onaylanan projenin, tanımlama belgesinde belirlenmiş olan faaliyetlerin yürütülebilmesi için gereken yönetim planı yapılır. Hedefe ulaşacak yol haritası hazırlanır. Hatalar ve eksikler giderilir. Planın hazırlanması ile sona erer.

Uygulama: Kesinleşen faaliyetler yerine getirilir.

Kapanış: Belirlenmiş tüm faaliyetler yerine getirilip hedeflere ulaşıldığında proje kapatılmış olur. Tam bir kapatma, kapanış toplantıları sonucunda belirlenir. C ve D tipi projeler için bu aşama oldukça önemlidir. 

Proje Yönetimi Süreç Grupları

PMI tarafından yayınlanan PMBOK (A Guide to Project Management Body of Knowledge – Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu) adlı kaynağa göre proje yönetim süreçleri temel olarak proje yönetimi süreç grupları olarak adlandırılan 5 gruba ayrılmaktadır: 

• Başlangıç/Tanımlama Süreç Grubu
• PlanlamaSüreç Grubu
• YürütmeSüreç Grubu
• İzlemeve KontrolSüreç Grubu
• KapanışSüreç Grubu

Projedeki tüm faaliyetler süreçlerden oluşur ve  bu süreçler birbirleri ile bağlantılar içerir. Aynı anda yürütülen süreçlerde olabilir. Bu durumda bir dizi süreçler gruplarını oluşturur.

Projelerin daha doğru yürütülmesi için bu grupların iyi planlanmış olması gerekmektedir. Proje faaliyetlere bölündükten sonra asıl iş, faaliyetlerin nasıl gerçekleştirileceğinin belirlenmesidir. Farklı birimlerdeki paydaşların bir faaliyetlerin tamamlanması için organize çalışıyor olması gerekmektedir. Bu paydaşların uyum içinde çalışabilmesi için de süreçlerin doğru uygulanması önemlidir.

Başlangıç/Tanımlama Süreç Grubu: Projelerin bir aşamasının tanımlanması ve başlaması için onayların alınması için gerçekleştirilmiş olan tüm süreçler bu grupta yer alır.

Planlama Süreç Grubu: Kapsam ve hedeflerin hatlarının net bir şekilde çizilip ulaşılması için hazırlanan faaliyetlerin nasıl, ne zaman, nerede ve kiminle yapılması gerektiğinin belirlenmesi gibi süreçler bu grupta yer almaktadır.

Yürütme Süreç Grubu: Onaylanan faaliyetlerin nihayete erdirilmesi için geçirilen süreçler bu grupta yer alır.

İzleme ve Kontrol Süreç Grubu: İlerlemeleri izlemek ve gerçekleştirilmiş ilerlemenin planlara uygun olup olmadığının kontrollerinin süreçleri bu grupta yer alır.

Kapanış Süreç Grubu: Proje veya aşamaların kapanışı sırasında işletilen tüm süreçler bu grupta yer alır.

Bu süreçlerin takip edilmesi uygulaması A ve B tipi projelerde elzem olmasa da C ve D tipi projelerde bir zorunluluk olarak karşımıza çıkmaktadır. 

Proje Yönetimi Bilgi Alanları

PMI metodolijisinde tüm süreçlerin başarı ile yönetilebilmesini sağlamak için 10 farklı bilgi alanları kullanılmalıdır. Bu bilgi alanları aşağıdaki listede verildiği gibidir.

• Proje Entegrasyon Yönetimi
• Proje Kapsam Yönetimi
• Proje Zaman Yönetimi
• Proje Maliyet Yönetimi
• Proje Kalite Yönetimi
• Proje İnsan Kaynakları Yönetimi
• Proje İletişim Yönetimi
• Proje Risk Yönetimi
• Proje Tedarik Yönetimi
• Proje Paydaş Yönetimi

Bazı Önemli Notlar:  

Her işletmenin bir portfolyosu vardır. Bu portfolyo içerisinde Program, Proje ve diğer faaliyetleri barındırır. Programlar ise içlerinde birbirleri ile bağlantılı olan projeler barındırır. 

Örneğin bir işletmenin dijital dönüşüm programı olduğunu düşünelim. Bu program şirket içinde üretimin dijitalleşmesi amacı ile bir ERP sisteminin kurulması projesi, şirket dışındaki pazarlamacıların anlık müşterileri takip edebilecekleri CRM sistemlerinin kurulması projesi,  sanal dünyada dijital marka kimliği projesi gibi farklı alanlarda gerçekleşen ama tek bir amaca hizmet eden projeler bir program olabilirler. Ancak bu projeler farklı zamanlarda ve amaçlarda yapılmış olması bunları bir program yapmayacaktır.

Program olabilmesi için bu projelerin aynı amacın gerçekleştirilmesi için beraberce planlandıysa olabilir.

Yukarıdaki örnek üzerinden, programa başlandıktan sonra üretim maliyetlerini daha doğru hesaplama ve bu hesaplara göre ürün fiyatında iyileştirme, artış ve ya üretim maliyetlerini düşürme amacı ile MRP sistemleri geliştirme projesi başlatılabilir. Bu proje her ne kadar kavram ve kapsam olarak dijital dönüşüm programına dahil gibi görünse de ilgili programa dahi edilmemesi gerekir.

Yine aynı aynı örnek üzerinden, şirketin müşterilerinin bağımlılığını sağlamak için örneğin yıllık periyotlarda düzenlediği organizasyonlar program veya proje olarak anılamazlar ancak yine de bu organizasyon işletmenin portfolyosunun bir parçasıdır. 

Yani Portfolyo dediğimiz kavram, Programlar, Projeler ve Organizasyonların hepsini kapsar. Bu nedenle her işletmenin bir portfolyosu olmalıdır.

Bir projeler porfolyoya alınmadan önce önceliklendirme kurallarına göre seçilmelidir. Ancak acil ve Uyum sınıfındaki projeler bu önceliklendirmelerin dışındadır ve kesinlikle yapılmaları gerekmektedir. Eğer önceliklendirme yapılacak ise  acil ve uyum sınıfındaki projelerin kendi aralarında önceliklendirilmeleri gerekmektedir.

Proje Yaşam Çevirimi ve Proje Yönetim Bilgi Alanları yazımda bu kadardı arkadaşlar. Proje yönetimi konusunun temeline girmiş olduk.  Proje yönetimi konusuna daha devam edeceğiz. Diğer derslerde görüşmek üzere…

Proje Yönetim Sistemleri konusundaki tüm yazılarıma ulaşmak için bağlantıya tıklayabilirsiniz. Discord’a katılmayı unutmayın.

Sağlıcakla kalın. :)