E-Mail Yazım Kuralları – Yazılı İletişimde Kurallar

Merhabalar, E-Mail Yazım Kuralları – Yazılı İletişim Kuralları yazım ile yaşadığım büyük sıkıntıların birisine çözüm getirebilmeyi umuyorum. Çalıştığım şirketlerde olsun, şahsi kullanımda olsun mail ile iletişim çok sık kullandığım bir kanaldır. Bu sebeple bana gönderilen maillerde aslında neredeyse hiç kimsenin bu kuralları bilmediğini görüyorum. Bu sebeple e-mail yazım kuralları hakkında bir yazı yazmak istiyorum.

E-Mail Yazım Kuralları – Yazılı İletişimde Kurallar

Yazılı İletişim

Yazılım iletişim dediğimizde aklımıza dilekçe, mektup, SMS ve E-Mail gelir değil mi? Derdimizi ya da anlatmak istediklerimizi yazıya dökerek anlatmak isteriz yada anlatmak zorundayızdır. Yazılı iletişimde duygular anlamsızdır. Karşı tarafın sizden gelen bir yazıyı okuduğu andaki ruh haline anlama şekli değişebilir. Siz karşı tarafa iyi bir düşünce ile bir şeyler anlatmak isterken karşı taraf sinirli olduğundan çok ters anlayabilir. Bu sebeple yazılı iletişimde duygulara yer verilememeli ve duygusal bir anlatım yapılmaktan kaçınılmalıdır.

Tabi gönderdiğiniz yazı, eşinize aşk mektubu yada ailenize özlem mektubu vs değilse…. Aşk mektubu gibi şeyler artık kullanılmadığını da düşünürsek yukarıda dediklerim kaideyi bozmayacaktır diye düşünüyorum.

Yazılı iletişimde dilekçeler büyük  bir yer kaplamaktadır ve en katı kurallar buradadır. Belirli kurallara uyulmadığı için dilekçeler kabul bile edilmeyebilir. Bunun sebebi kişilerin gereksiz açıklamalar yaparak roman gibi dilekçeler hazırlamamasıdır. Olabildiğince öz ve net bir şekilde sorunlar belirtilmelidir. Hala mevcutlar mı bilemiyorum ama önceleri insanlara amaçlarına göre dilekçe yazan arzuhâlci’ler olurdu. Onlara giderdiniz derdinizi anlatırdınız ve onlar da size tüm kurallara uygun resmi bir dilekçe hazırlarlardı.

Türk Dil Kurumu’na göre arzuhâlci, Para karşılığında dilekçe, mektup vb. yazan kimse’dir

• TO: Kime
• CC: (Carbon Copy): Karbon Kopya
• BCC: (Blind Carbon Copy): Gizli Karbon Kopya
• Reply: (Yanıtla): Size mail gönderen kişiye cevaplama maili başlatır. Size mail atan adresi, sizin mailinizin TO kısmına otomatik ekler.
• Reply All: (Herkesi Yanıtla): Size mail gönderen kişiye cevaplama maili başlatırken, karşı tarafın CC olarak eklediği kişilere de cevap mailinizi göndermiş olursunuz. Sadece Reply, cevabınızı sadece maili size gönderen kişiye iletir.  Size mail atan adresi, sizin mailinizin TO kısmına otomatik ekler ve size mail atan kişinin CC olarak eklediği kişiler de sizin mailinizin CC kısmına eklenir. Yani bilgilendirilmesi istenen kişileri bilgilendirmeye devam edersiniz.
• NoReply: (Yanıtlama) Bazen mail gönderilen adres noreply@domain.com şeklinde olur. Size gelen mail de herhangi bir noreply mailinden gelmiş ise bunun size anlattığı şey şudur; “Bu maili cevaplamayın. Cevabınız kimseye ulaşmayacaktır”
• Forward: (İlet / Yönlendir): Size gelen maili başka bir kişiye iletmeniz gerekiyor ise bu işlemi kullanırsınız.

E-Mail Yazım Kuralları

Konu dilekçeler olunca kurallar çok katı ve nettir. Ayrıca uyulması zorunludur. Ancak E-Mail dediğimizde o kadar katı değildir ancak kurallara uyulması beklenir.

E-Mail Hitap Şekli

E-Mail’e ilgili kişiye selam verilerek başlanır.  Örneğin, “Mustafa Bey Merhaba”

Eğer bir gruba mail atıyorsanız diyelim ki bilgi işlem departmanına “Bilgi İşlem Çalışanlarına” veya o birimde çalışanların isimlerini sayarak, “Mustafa Bey, Ali Bey, Ahmet Bey” şeklinde maile başlanır. Mail yazarken sen, o gibi tekil kişiler kullanmak yerine biz, siz gibi çoğul kişiler kullanmak nezaket kuralıdır. Bu kurala da uymamız gerekir.

Alt birime olsun üst birime olsun asla emir kipi kullanılmaz. “Onu yap, bunu zamanında bitir” gibi emir kipi içeren sert söylemler kullanılmamalıdır. Bunun yerine “Yapalım, Yapabilir miyiz? Ne zaman yapabiliriz?” gibi nezaket çerçevesinden çıkmamamız daha olumlu olacaktır.

Bizden üst bir makama yazı yazıyorsak “Arz ederim, Görüşlerinize sunarım”, aynı seviyede bir makama yazıyorsak, “Bilgilerinize sunarım, Yapabilir miyiz?, Saygılarımla” bizden düşük bir makama yazıyorsak da “Yapılmasını / Hazırlanmasını vs. rica ederim.” şeklinde hitaplar ile mailimizi bitiririz.

Maili bitirirken “iyi Çalışmalar, Kolay Gelsin” gibi güzel temenniler ile maili bitirmeliyiz.

Bizi tanımayan birine ilk defa mail atıyorsak mailimize imzamızı eklemeliyiz. Bu imza da adımız soyadımız, mail adresimiz, çalıştığımız şirket, görevimiz, şirketin numarası ve dahili numaramız gibi bilgilere yer vermeliyiz.

Mailde bahsedilen konu kimi ilgilendiriyorsa Kime(TO) kısmına o kişileri yazmalıyız. Konu ile alakası olmayan kişileri Kime (TO) kısmına eklemek saygısızlık olarak görülebilir. Bilgisi olmasını istediğiniz kişileri Bilgi(CC) kısmına yazmamız gerekir. Örnek vermek gerekirse, Mail attığımız kişinin amirini CC kısmına ekleyebilirsiniz.

Ek olarak Gizli Bilgi (BCC) kısmı vardır ancak bunu kullanmak pek tavsiye edilmemektedir. Kullanmanız gerekiyorsa, Kime (TO), Bilgi (CC) kısımlarına eklenenler Gizli Bilgi (BCC) kısmına yazılan mailleri göremezler. BCC’de olan kişiye giden maili sadece siz ve maili alan kişi bilir.

E-Mail Konu 

Konusu olmayan mail kesinlikle olmamalıdır. Şahsen konusu yazılmamış mailleri okumadan siliyorum.

Konu kısmına yazdığınız şeyler mail içeriği ile alakasız olmamalıdır. Örneğin konuda “Acil” ,”Çok Acil!”, “Öldüm Acil!” gibi şeyler yazmanız hiç hoş olmayacaktır. Konu kısmına yazılacak şeyler mailin bir kaç kelimeli özeti şeklinde olmalıdır. Ve tabi çook uzun olmamalıdır.

Örneğin, “06.11.20 Yönetim Gözden Geçirme Toplantısı Hk.” gibi bir konu yazabilirsiniz. Hatta bunu “06.11.20 YGG Toplantısı Hk.”  şeklinde de kısaltabilirsiniz.

Kısa, öz ve içeriğin özeti şeklinde bir konu yazılmalıdır.

E-Mail Yazım Kuralları

Çok önemli olan kurallardan birisidir. Kelimeleri doğru yazmalısınız. Eğer nasıl yazıldığından emin değilseniz doğrusunu öğrenip yazmalısınız. O kadar önemlidir. Türkçe yazım kurallarına kesinlikle uyulmalıdır. Cümleye büyük harfle başlamalı, noktalama işaretlerine dikkat etmeli ve kesinlikle nokta ile bitirmelisiniz. Paragraf uzunluğunda cümleler kullanmamalısınız. Kimse sizin noktalama işaretlerine uymadığınız ve paragraf uzunluğunda yazdığınız cümleyi anlayabilmek için zaman harcamak zorunda değildir. (Evet bu konu da dertliyim.)

Mail yazarken kesinlikle ve kesinlikle mailin tamamımı yada bir kısmını büyük harfler ile yazmayın. Bu kural herhangi bir şeyde geçerlidir. Sosyal medyada birine mesaj atarken, izlediğiniz bir yayıncıya bir şeyler yazarken, Whatsapp ‘ta birilerine bir şeyler yazarken kesinlikle büyük harfler kullanarak yazmayın.

Yazılı iletişimde bağırmak büyük harfler kullanmaktır. “Capslock’un açık kalmış” sözünü duymuşsunuzdur belki. Bu ifade “çok bağırıyorsun” demekle aynıdır. Burada bağırmaktan kasıt sesinizi birine duyurmak için yüksek sesle konuşmak değil, hakaret olarak bağırmaktır.

Büyük harfler kullanmaktan daha da beter olan şey ise kırmızı renkli yazmaktır. Maillerde kırmızı yazı rengi kullanmak küfür etmek gibidir. Ne yazdığınız önemli değildir. Eğer yazının rengi kırmızı ile bu okuyana bir hakaret, bir küfür gibi gelecektir.

• BÜYÜK HARF KULLANMAK YASAK!
• Kırmızı renkli yazmak yasak!
• HEM BÜYÜK HARF HEM KIRMIZI KULLANMAK KESİNLİKLE YASAK!

Bu kuralların haricinde Türkçe yazım kuralları da önemlidir. -ki, -de, -da gibi eklerin ne zaman ayrı ne zaman bitişik yazılacağını bilmemiz gerekiyor. Misin, Miyiz, gibi soru eklerinin ayrı yazılması gerektiğini bilmeliyiz. “Yarın şuraya gidebilirmiyiz?” değil “Yarın şuraya gidebilir miyiz?”  olacaktır. misin, musun, miyiz, muyuz gibi kelimeler ayrı yazılır. Bunların haricinde kelimeleri  de doğru yazmalıyız. Mesela, “Yanlız” değil “Yalnız” gibi…

NOT: Bazen bana soru soran arkadaşlara, gönderdiğim kodları kırmızı olarak renklendirerek göndermiştim. Bu kuralları bildiğim halde kırmızı renkle gönderme hatasına düştüğüm için onlardan özür dilerim.

Ayrıca affedersiniz ama maillerinizde okunması neredeyse imkansız olan saçma sapan fontlarda kullanmayın. Arial, New Times Roman gibi bilindik ve rahat okunabilen fontlar kullanın ve yazıların bir kısmını büyük punto bir kısmını küçük punto ile yazmayın. Mailinizin içeriği aynı font ve aynı puntoda olsun.

Bir cümle sonunda 10 tane ünlem, 5 tane soru işareti gibi tekrarlanan noktalama işaretleri ve :D, ;) gibi emojiler kullanmayın.

E-Mail Tarih ve Saat

Bu nokta da kurallar arasında yer almaktadır ancak hiç test etmedim.

Bu kurala göre bilgisayarınızın saati önemlidir. Eğer bilgisayarınızın saati geri ise gönderdiğiniz mail karşı tarafta da bilgisayarınızdaki saati de alarak gideceği için, karşı tarafın mail kutusunda en üstte değil daha altlarda ortaya çıkacaktır. Buda mailinizin hiç okunmamasına neden olabilir.

E-Mail Görevlendirme

Eğer mailinize birilerini görevlendiriyorsanız, bu kişi yada kişileri başlık olarak yazın. Yani yazı puntosundan biraz daha büyük bir punto kullanın. Birden çok kişi ise bu isimleri numaralandırma yöntemi ile alt alta ekleyin. Mailin sonunda görevin bitiş de tarihini belirtin. Eğer zamanında bitirememe ihtimalleri var ise ya da ne zaman bitecebileceği belirli değil ise ne zaman bitirebileceklerini sorabilirsiniz.

E-Mail Ekli Dosyalar

Ekli dosya gönderiyorsanız, mailde ekte dosya olduğunu belirtmeniz iyi olacaktır. Karşı taraf mailin eki olup olmadığına dikkat etmemiş olabilir. Bu noktada sizin vereceğiniz bildiri yerinde olacaktır. Bu sebeple mailinizde bir ek dosya varsa bunu belirtin.

Çok büyük bir dosya göndermeniz gerekiyorsa bunu maile ek olarak göndermek yerine bir indirme platformuna yükleyip oradan göndermeniz tavsiye edilir. Bunu yapamıyorsanız yani mail eki olarak göndermek zorunda iseniz dosyayı maile eklemeden önce mailiniz ile onay almanız gerekmektedir. Onay verilirse ek dosya ikinci bir mail ile gönderilir.

E-Mail Yazım Kuralları – Yazılı İletişimde Kurallar yazımda bu kadar arkadaşlar. Diğer yazılarımızda görüşmek üzere….

C Sharp Eğitim Seti eğitimi sayfasına gitmek için tıklayınız. Derslerime özel olarak hazırladığım Github Projeme buradan ulaşabilirsiniz…

470. yazı bitti.